为加强和完善我院印章的使用和管理，确保印章使用的权威性和安全性，现根据上级有关规定，结合我院工作实际，特制定本规定：

一、印章保管制度

1.学院所使用的印章，包括学院公章、学院院长人名章、学院下属各二级平台公章等。学院公章、学院院长人名章由学院办公室统一保管，各二级平台公章由二级平台负责人保管或委托学院办公室保管。

2.各二级平台所有印章必须在学院办公室履行登记备案手续。

3.学院印章由学院办公室负责管理，未经院长或主管院长批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经主管院长批准并严格按交接手续办理。

4.印章应安全存放，保管印章的地方（桌、柜等）要牢固加锁，使用后要及时收存锁好，不得将印章随意放置。

二、印章使用制度

1.学院印章的使用需遵守审批登记制度。用印者需填写《太阳集团0638公章使用审批、登记表》，由审批者签字，经手人注明盖章事由并签字。

2.学院各教研室、所、中心若以学院名义发出各种公文、公函、重要申请及证明材料等必须经院长或主管院长审批签字后，方可加盖公章。加盖公章的重要材料如需备案，请在《太阳集团0638公章使用审批、登记表》中明示并注明备案科室。

3.涉及学院重大利益的有关合同、协议书等，必须经院长批准，方可盖章。

4.对内、对外发放的各种证件、证明需加盖学院公章时，须由颁发证件、证明的部门负责人及学院主管领导审批后，方可盖章。

5.经常性业务报表、常规上报材料等需加盖学院公章时，须经主管院长审批后，方可盖章。对外报送的财务报表、材料，经院长审批签字后方可加盖学院公章。

6.一般性介绍信及身份证明，须经办公室主任审核后，方可盖章。

7.学生如需学院出具补办身份证、医疗证、在读证明等有关证明时，应经研究生班主任审批后，方可盖章。除此之外的其它证明、申请等均由各主管科室负责人审批后，方可盖章。

8.对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。

9.学院公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经院长批准，由学院办公室人员携带前往，用后立即带回。

10.公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经主管领导签发《太阳集团0638公章使用审批、登记表》后方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向学院主管领导汇报其介绍信的用途，由办公室在原审批表中追记用途，未使用的必须交回。

11.公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。

12.公章管理人员要保留好《太阳集团0638公章使用审批、登记表》，以备核查。

13.盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。在公章管理和使用过程中出现问题，应及时向学院主管领导汇报。

本规定由学院办公室负责解释、补充，由院长办公会2014年1月10日讨论通过，于2014年5月14日起执行。

太阳集团0638

2014年5月14日